ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Херсонського міського суду Херсонської області

«22» жовтня 2024 року №6

ПОЛОЖЕННЯ

про апарат Херсонського міського

суду Херсонської області

I. Загальні положення

1. Апарат Херсонського міського суду Херсонської області (далі – апарат суду) здійснює організаційне забезпечення роботи суду відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів".
2. У своїй діяльності апарат суду керується Конституцією України, законами України "Про судоустрій і статус суддів" та "Про державну службу", іншими нормативно-правовими актами, положенням про апарат суду, рішеннями зборів суддів, а також наказами і розпорядженнями голови суду, наказами і розпорядженнями керівника апарату суду.
3. Голова суду контролює ефективність діяльності апарату суду, вносить подання про призначення на посаду керівника апарату суду, заступників керівника апарату суду та про звільнення їх з посад, а також про застосування заохочень або накладення дисциплінарних стягнень відповідно до законодавства.
4. Положення про апарат суду розробляється керівником апарату суду на підставі Типового положення та затверджується зборами суддів.
5. Структура і штатна чисельність апарату суду затверджуються в межах видатків на утримання суду Територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Херсонській області за погодженням із головою суду.
6. В апараті суду можуть утворюватися відділи, що здійснюють свої функції на підставі положення про відділ, затвердженого керівником апарату суду.
7. До апарату суду входять помічники суддів, секретарі судового засідання, інші державні службовці, а також працівники, які виконують функції з обслуговування апарату суду.

Правовий статус працівників апарату суду визначається законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", іншими законами та нормативно правовими актами України, відповідними положеннями та посадовими інструкціями.

Правовий статус та умови діяльності помічників суддів визначаються Законом України "Про судоустрій і статус суддів" і Положенням про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого рішенням Ради суддів України від 18.05.2018 № 21. Помічники суддів належать до посад патронатної служби, на які не поширюється дія Закону України "Про державну службу", крім статті 92 Закону України "Про державну службу"..

IІ. Основні функції апарату суду

8. Відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" апарат суду виконує такі функції із забезпечення роботи суду:

1) у сфері організаційного забезпечення:

здійснює виконання наказів і розпоряджень голови суду, наказів керівника апарату суду;

здійснює ведення судової статистики, забезпечує підготовку аналітичних довідок, таблиць, узагальнень з питань судової статистики судову статистику та здійснює аналіз судової практики;

формує статистичні звіти про роботу суду, огляди статистичних даних про підсумки діяльності суду;

забезпечує облік та узагальнення пропозицій і зауважень, висловлених на зборах суддів суду;

забезпечує організацію та проведення судових засідань, робочих нарад, міжнародних зустрічей, прес-конференцій та інших заходів;

бере участь у підготовці проектів перспективних і поточних планів роботи суду, забезпеченні їх виконання, готує аналітичні матеріали щодо їх реалізації;  

організовує прийом громадян, розгляд їх пропозицій, заяв і скарг, що надходять до суду; 

бере участь у роботі з планування та проведення мобілізаційної підготовки в суді в умовах воєнного стану;

бере участь у забезпеченні безпеки суддів і працівників апарату суду в умовах надзвичайних ситуацій та надзвичайного стану;

забезпечує розроблення проектів відповідних актів стосовно організації внутрішньої діяльності суду;

2) у сфері документального та інформаційно-технічного забезпечення:

забезпечує ведення протоколів зборів суддів суду, нарад, прес-конференцій тощо;

забезпечує ведення журналів (протоколів) судового засідання, фіксування судового процесу (судових засідань) технічними засобами, проведення відеоконференцій;

забезпечує ведення контрольних примірників актів законодавства України;

розробляє та здійснює заходи щодо забезпечення режиму секретності, постійного контролю за їх додержанням;

забезпечує належну організацію роботи з документами в апараті суду, правильність їх оформлення та своєчасність проходження, приймання, реєстрації і експедиційної обробки;

аналізує, опрацьовує та доставляє службову кореспонденцію відповідним адресатам;

впроваджує передові технології організації роботи з документами в суді;

забезпечує опрацювання, друкування, тиражування матеріалів та документів, пов'язаних із діяльністю суду;

забезпечує розсилання в установленому порядку судових рішень, а також судових повідомлень та викликів;

забезпечує підготовку і складання документів відповідно до чинного законодавства України та інструкції з діловодства у суді;

організовує користування, облік та зберігання документів суду, комплектування архіву, підготовку документів та архівних справ для передачі їх у встановленому порядку на постійне зберігання чи знищення, а також забезпечує дотримання режиму секретності;

забезпечує функціонування, методичне і технологічне ведення відповідних баз даних інформаційних комп'ютеризованих систем індивідуального та колективного користування;

здійснює інформаційно-технічне забезпечення судових засідань, зборів суддів;

організовує бібліотечно-інформаційну роботу в суді;

забезпечує функціонування автоматизованої системи документообігу суду, автоматизованого розподілу справ між суддями;

забезпечує заходи взаємодії суду із засобами масової інформації;

забезпечує підготовку та поширення матеріалів про діяльність суду;

вивчає та узагальнює питання, які порушуються громадянами в їх зверненнях відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян";

організовує роботу щодо виконання вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації";

здійснює інформаційне наповнення веб-сайта суду;

здійснює організацію доступу користувачів (суддів і працівників апарату суду) до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців і контроль за дотриманням вимог щодо захисту інформації;

забезпечує надсилання електронних копій судових рішень до Єдиного реєстру судових рішень;

вживає заходів щодо забезпечення підписувачів ключами електронного цифрового підпису;

3) у сфері фінансового, кадрового, матеріально-технічного забезпечення:

розробляє проєкти штатного розпису та кошторису видатків на утримання cуду;

забезпечує підготовку пропозицій щодо обсягів фінансування суду;

здійснює заходи щодо фінансового, кадрового забезпечення суддів та працівників апарату суду;

забезпечує роботу з кадрами апарату суду та ведення кадрового діловодства суду;

забезпечує реалізацію державної політики у сфері державної служби з питань управління персоналом суду;

здійснює добір персоналу суду;

забезпечує організацію заходів з підвищення рівня професійної компетентності персоналу суду;

здійснює документальне оформлення вступу на державну службу, її проходження та припинення;

здійснює аналітично-консультативне забезпечення роботи керівника державної служби в суді з питань управління персоналом та вносить йому відповідні пропозиції щодо вдосконалення роботи з персоналом суду;

забезпечує у взаємодії з Державною судовою адміністрацією України та територіальними управліннями Державної судової адміністрації України в Херсонській області суддів та працівників апарату суду необхідними засобами зв'язку та іншою оргтехнікою, здійснює господарське обслуговування cуду;

забезпечує дотримання вимог Закону України "Про охорону праці» та техніку безпеки.

III. Керівник та заступники керівника апарату суду

9. Апарат суду очолює керівник апарату суду.

Керівника апарату суду та заступників керівника апарату суду призначає на посаду та звільняє з посади начальник територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області за поданням голови суду.

10. На посаду керівника апарату суду призначається особа, яка має вищу юридичну або економічну освіту, або вищу освіту в галузі державного управління з освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, стаж роботи за фахом на державній службі в місцевому суді не менше трьох років або на керівних посадах за фахом у державній службі не менше трьох років, чи стаж роботи за фахом в інших сферах не менше п'яти років.

Керівник апарату суду може мати не більше двох заступників, якщо кількість працівників апарату суду перевищує 75 осіб.

На посаду заступника керівника апарату суду призначається особа, яка має вищу юридичну або економічну освіту, або вищу освіту в галузі державного управління з освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, стаж роботи за фахом на державній службі в місцевому суді не менше двох років або на керівних посадах за фахом в державній службі не менше двох років, чи стаж роботи за фахом в інших сферах управління не менше чотирьох років.

11. Керівник апарату суду підзвітний зборам суддів відповідного суду.

Заохочення або накладення дисциплінарного стягнення стосовно керівника апарату місцевого суду та його заступників застосовується начальником територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області за поданням голови суду.

12. Керівнику апарату суду безпосередньо підпорядковані заступники керівника апарату суду, начальники відділів суду. Помічник голови суду та помічник судді підзвітний керівнику апарату суду щодо дотримання Правил поведінки працівника суду, трудової дисципліни, правил техніки безпеки, охорони праці та з інших питань, визначених Положенням про помічника судді, затвердженого рішенням Ради суддів України.
13. Керівник апарату суду відповідно до наданих повноважень:

здійснює безпосереднє керівництво апаратом суду, забезпечує організацію роботи структурних підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду;

взаємодіє з Державною судовою адміністрацією України, з територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Херсонській області, органами суддівського самоврядування, органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими установами й організаціями, засобами масової інформації з питань забезпечення діяльності суду; 

організовує та контролює ведення діловодства в суді відповідно до інструкції з діловодства;

забезпечує підготовку планів роботи суду, які затверджуються головою суду, а також здійснює контроль за виконанням запланованих заходів;

затверджує плани роботи структурних підрозділів суду;

координує здійснення організаційних заходів щодо підготовки оперативних нарад, виконання інших завдань;

здійснює заходи щодо забезпечення належних умов діяльності суддів та працівників апарату суду, інформаційно-нормативного забезпечення їх діяльності;

організовує та забезпечує розроблення і подання на затвердження в установленому порядку структури та штатної чисельності апарату суду, а також кошторису видатків на утримання суду;

затверджує положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників апарату суду;

організовує та контролює роботу з фінансового та кадрового обслуговування апарату суду;

 забезпечує виконання працівниками апарату Правил поведінки працівника апарату суду, затверджених рішенням Ради суддів України у новій редакції від 24.12.2020 № 72 року, а також правил внутрішнього трудового розпорядку і трудової дисципліни;

є керівником державної служби суду, забезпечує реалізацію єдиної державної політики у сфері державної служби;

затверджує профілі професійної компетентності посад державної  служби та вимоги до освітньо-професійного рівня, напряму підготовки (спеціальності), досвіду роботи та інші вимоги;

організовує проведення конкурсу на зайняття вакантних посад державної служби та забезпечує його прозорість і об'єктивність;

призначає осіб на посади державної служби та звільняє їх з посад;

присвоює ранги державним службовцям, які займають посади державної служби;

виконує функції роботодавця для працівників апарату суду, які не є державними службовцями;

забезпечує організацію підвищення рівня професійної компетентності державних службовців суду;

забезпечує ефективне функціонування системи оцінювання результатів службової діяльності державних службовців;

забезпечує дотримання державними службовцями суду службової дисципліни;

приймає в межах своїх повноважень рішення про заохочення державних службовців суду, встановлення премій та притягнення їх до дисциплінарної відповідальності;

здійснює інші повноваження керівника державної служби суду в державному органі відповідно до Закону України "Про державну службу";

здійснює організаційні заходи щодо підтримання приміщення суду в стані, придатному для належного його функціонування, проведення капітального та поточного ремонтів, технічного оснащення приміщень, інформаційно-технічного забезпечення, створення безпечних і комфортних умов для суддів, працівників апарату суду та осіб, які перебувають у суді;

забезпечує виконання рішень зборів суддів з питань внутрішньої діяльності суду;

здійснює організаційне забезпечення ведення судової статистики, діловодства, обліку та зберігання судових справ, належного ведення архіву та роботи бібліотеки суду;

організовує облік, видачу, знищення посвідчень працівників апарату суду, помічників суддів;

організовує контроль за обліком речових доказів, не приєднаних до справи, вживає заходів щодо обладнання спеціальних приміщень і сховищ для їх зберігання;

виконує доручення голови суду, рішення зборів суддів щодо організаційного забезпечення діяльності суду.

14. Керівник апарату суду в межах повноважень, наданих йому законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу" видає накази з кадрових питань щодо працівників апарату суду (державних службовців, працівників, які виконують функції з обслуговування, робітники), а також щодо помічників суддів (за поданням судді) стосовно призначення на посади, звільнення з посад, переведень на інші посади, просування по службі, встановлення рангів державних службовців, надання відпусток, застосування заохочень, накладення дисциплінарних стягнень, проведення щорічного оцінювання результатів службової діяльності, а також з адміністративно-господарських питань (відрядження, підвищення рівня професійної кваліфікації (компетентності) працівників апарату суду).
15. Керівник апарату суду несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення діяльності суду, суддів та судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу суду.
16. Керівник апарату суду звітує перед зборами суддів про діяльність апарату суду.

Збори суддів можуть висловити недовіру керівнику апарату суду.

У зв'язку з висловленням недовіри, керівник апарату суду звільняється з посади у порядку, встановленому частиною третьою статті 149 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та Закону України "Про державну службу".

17. На час відсутності керівника апарату суду чи неможливості здійснювати ним своїх повноважень з інших причин його обов'язки виконує один із заступників керівника апарату суду відповідно до встановленого керівником апарату суду розподілу обов’язків.

Розподіл обов’язків, схема заміщення керівника апарату суду між заступниками керівника апарату суд, визначення повноважень заступників керівника апарату суду затверджується відповідним наказом керівника апарату суду.

18. У разі відсутності заступників керівника апарату суду тимчасове виконання обов'язків за посадою відсутнього керівника апарату суду покладається на іншого працівника апарату суду наказом начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області за поданням голови суду.
19. Керівник апарату суду та його заступники мають посвідчення, що підтверджують їх особу та повноваження.

Посвідчення керівника апарату суду та його заступників підписує начальник територіального управління Державної судової адміністрації України в Херсонській області.

20. Щорічні та додаткові відпустки керівнику апарату суду, заступникам керівника апарату суду надаються відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, законів України "Про державну службу" та "Про відпустки". Накази про відпустки керівника апарату суду та заступників керівника апарату суду видає голова суду згідно із затвердженим графіком відпусток.
21. У разі зміни територіальної підсудності судових справ, що розглядаються в суді, у передбаченому законодавством порядку, та відсутності суддів, які здійснюють правосуддя, адміністративні повноваження голови суду, покладаються на керівника апарату суду або його заступника для забезпечення належної організації роботи суду як юридичної особи щодо представництва такого суду як органу державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами.

У разі якщо в суді, відсутні також керівник апарату суду та його заступник, адміністративні повноваження голови суду, здійснює тимчасово виконуючий обов’язки керівника апарату суду. Рішення про призначення тимчасово виконуючого обов’язки керівника апарату суду приймається Головою Державної судової адміністрації України, начальником відповідного територіального управління Державної судової адміністрації України без погодження з головою відповідного суду. Тимчасово виконуючий обов’язки керівника апарату суду здійснює виконання обов’язків керівника апарату суду до призначення відповідного керівника.

Керівник апарату суду, його заступник або тимчасово виконуючий обов’язки керівника апарату суду здійснює адміністративні повноваження голови суду, до моменту призначення, обрання, переведення або закінчення відрядження щонайменше одного судді.

IV. Працівники апарату суду

   22. До складу апарату суду входять відділ документального забезпечення і діловодства суду, відділ звернення громадян, відділ з управління персоналом, архівний відділ, відділ організаційного забезпечення діяльності суду та судової статистики, сектор інформаційно-технічного забезпечення, прес-служба, секретарі судових засідань, патронатна служба.

   23. Начальник відділу та завідувач сектору суду:

здійснює керівництво діяльністю відділом суду і несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на відділ суду;

розподіляє обов'язки між працівниками відділу, а в разі службової необхідності здійснює перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень трудової та виконавської дисципліни, ведення діловодства, організовує взаємодію з іншими відділами суду;

організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками відділів доручень, наказів і розпоряджень голови суду, його заступників, керівника апарату суду та його заступника, інформує їх про результати виконаної роботи;

вносить пропозиції щодо призначення на посаду, переведення на іншу посаду або звільнення з посади працівників відділів;

здійснює оцінювання результатів службової діяльності працівників відділів, які йому безпосередньо підпорядковані;

представляє відділ на нарадах, що проводяться в суді та апараті суду.

24. Права і обов'язки працівників суду визначаються посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.

Посадові інструкції судових розпорядників розробляються на підставі Положення про службу судових розпорядників та організацію її діяльності, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України 20.07.2017  № 815 та погоджено рішенням Вищої ради правосуддя від 13.06.2017 року №1547/0/15-1.

Посадові інструкції помічника судді розробляються на підставі Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого рішенням Ради суддів України від 18.05.2018 № 21.

25. Працівники апарату суду зобов'язані дотримуватися посадових інструкцій, правил внутрішнього службового розпорядку, інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Правил поведінки працівника суду, вимог інших документів, які регламентують роботу суду, а також постійно підвищувати свій рівень професійної кваліфікації (компетентності).
26. Працівники апарату суду мають посвідчення, що підтверджують їх особу та повноваження.

Посвідчення працівників апарату суду підписуються керівником апарату суду.

27. Оплата праці працівників апарату суду встановлюється відповідно до класифікації посад державних службовців з урахуванням особливостей та характеру роботи і повинна стимулювати їх сумлінну та ініціативну працю.
28. Щорічні та додаткові відпустки працівникам апарату суду надаються в порядку, встановленому Кодексом законів про працю України, законами України "Про державну службу" та "Про відпустки".

 V. Прикінцеві положення

Це Положення набирає чинності з дня його затвердження зборами суддів Херсонського міського суду Херсонської області, крім положень підпункту 3 пункту 9 розділу ІІ, пункту 14 розділу ІІІ, які регулюють проходження державної служби, що набирають чинності з дня набрання чинності Законом України "Про державну службу" від 17 листопада 2011 року № 4050-VІ зі змінами станом на 02.05.2023 року № 3062-IX.